Отпуска: как избежать проблем с оформлением
Отпуска являются одной из самых обсуждаемых тем в кадровом делопроизводстве. Законодательство не устанавливает строгих сроков для их предоставления, поэтому отпуск можно взять в любое время года. Однако на практике большинство работников предпочитают брать отпуск летом, когда основные бизнес-процессы замедляются и работодатели обычно не против.
Тем не менее, при оформлении отпусков могут возникать сложности, которые иногда приводят к штрафам для организаций. Чтобы избежать этих проблем, необходимо чётко понимать основные правила, которые могут быть неочевидными из текста закона.
Отпуска являются одной из самых обсуждаемых тем в кадровом делопроизводстве. Законодательство не устанавливает строгих сроков для их предоставления, поэтому отпуск можно взять в любое время года. Однако на практике большинство работников предпочитают брать отпуск летом, когда основные бизнес-процессы замедляются и работодатели обычно не против.
Тем не менее, при оформлении отпусков могут возникать сложности, которые иногда приводят к штрафам для организаций. Чтобы избежать этих проблем, необходимо чётко понимать основные правила, которые могут быть неочевидными из текста закона.
Три основных правила предоставления отпусков
Эти правила установлены главой 19 ТК РФ. Часто о них забывают, но при проверке это может привести к взысканию.
Правило 1. Ежегодный оплачиваемый отпуск
Работодатель обязан предоставлять сотрудникам ежегодный оплачиваемый отпуск (статья 122 ТК РФ). Однако руководители часто идут на уступки сотрудникам и предоставляют отпуск только по их просьбе. Если вы хотите соблюдать трудовое законодательство, нельзя допускать ситуацию, когда работник отказывается идти в отпуск и переносит его на следующий год.
Правило 2. Отпуск в удобное время
Отдельным категориям сотрудников работодатель обязан предоставлять оплачиваемый отпуск в удобное для них время. К таким категориям относятся несовершеннолетние работники, почётные доноры России, родители трёх и более детей в возрасте до 18 лет и другие. При составлении графика отпусков на следующий год следует учитывать пожелания этих сотрудников, но будьте готовы к тому, что они могут изменить своё решение и попросить отпуск в другое время.
Правило 3. Отпуск за первый год работы
Право на отпуск за первый год работы возникает после шести месяцев непрерывной работы у работодателя (статья 122 ТК РФ). Поэтому не включайте в график отпусков на текущий календарный год сотрудников, которые только начали работать. Чтобы отпустить новичка в отпуск после шести месяцев работы, достаточно взять с него заявление. Однако по договорённости с работодателем сотрудник может отдохнуть и раньше.
При планировании отпусков на следующий календарный год работников, принятых на работу в сентябре, октябре и т. д., рекомендуется включать их в график на основании письменного заявления или другого документа, подтверждающего согласие работника на предоставление отпуска за первый год работы.
Правило 1. Ежегодный оплачиваемый отпуск
Работодатель обязан предоставлять сотрудникам ежегодный оплачиваемый отпуск (статья 122 ТК РФ). Однако руководители часто идут на уступки сотрудникам и предоставляют отпуск только по их просьбе. Если вы хотите соблюдать трудовое законодательство, нельзя допускать ситуацию, когда работник отказывается идти в отпуск и переносит его на следующий год.
Правило 2. Отпуск в удобное время
Отдельным категориям сотрудников работодатель обязан предоставлять оплачиваемый отпуск в удобное для них время. К таким категориям относятся несовершеннолетние работники, почётные доноры России, родители трёх и более детей в возрасте до 18 лет и другие. При составлении графика отпусков на следующий год следует учитывать пожелания этих сотрудников, но будьте готовы к тому, что они могут изменить своё решение и попросить отпуск в другое время.
Правило 3. Отпуск за первый год работы
Право на отпуск за первый год работы возникает после шести месяцев непрерывной работы у работодателя (статья 122 ТК РФ). Поэтому не включайте в график отпусков на текущий календарный год сотрудников, которые только начали работать. Чтобы отпустить новичка в отпуск после шести месяцев работы, достаточно взять с него заявление. Однако по договорённости с работодателем сотрудник может отдохнуть и раньше.
При планировании отпусков на следующий календарный год работников, принятых на работу в сентябре, октябре и т. д., рекомендуется включать их в график на основании письменного заявления или другого документа, подтверждающего согласие работника на предоставление отпуска за первый год работы.
График отпусков
Каждый работодатель должен иметь график отпусков. График на следующий год необходимо разработать и утвердить до 17 декабря. Вы можете составить график в свободной форме, но удобнее использовать унифицированную форму Т-7.
Обратите внимание, что некоторые категории работников имеют право выбирать время отпуска по своему усмотрению, и вы не можете им отказать. К ним относятся:
Вы можете включить этих работников в график или нет, главное — предоставить им отпуск в удобное для них время. График можно утвердить отдельным приказом, но это не обязательно.
Обратите внимание, что некоторые категории работников имеют право выбирать время отпуска по своему усмотрению, и вы не можете им отказать. К ним относятся:
- сотрудники, имеющие детей-инвалидов;
- внешние совместители;
- беременные женщины (они могут взять очередной отпуск до или после отпуска по беременности и родам);
- почётные доноры;
- участники боевых действий;
- работники, которых вы ранее отозвали из очередного отпуска;
- новые сотрудники, отработавшие 6 месяцев, — они берут свой первый отпуск вне графика.
Вы можете включить этих работников в график или нет, главное — предоставить им отпуск в удобное для них время. График можно утвердить отдельным приказом, но это не обязательно.
Исключение — микропредприятия. Предприятия такого типа могут заменить график отпусков письменным соглашением с сотрудником, но это должно быть указано в трудовом договоре при приёме на работу.
Порядок предоставления отпуска сотруднику
За две недели до начала ежегодного отпуска письменно и под подпись уведомите сотрудника о его начале. Если работник идёт в отпуск по графику, заявление от него не требуется.
- Оформите приказ. Его можно составить в произвольной форме, но обычно используют унифицированную форму Т-6, где есть все необходимые поля. Сотрудник должен ознакомиться с приказом под подпись. Если отпуск предоставляется нескольким сотрудникам одновременно, можно использовать унифицированный бланк Т-6а.
- Не позднее чем за три дня до начала отпуска рассчитайте и выплатите отпускные. Если вы опоздаете с выплатой, работник имеет право перенести начало отпуска.
- В табеле учёта рабочего времени (формы Т-12 или Т-13) отметьте дни отпуска кодом «ОТ» или «09».
- В разделе VIII личной карточки работника (форма N Т-2) сделайте соответствующую отметку.
Отпуск по графику и отпуск без графика: что нужно знать?
Отпуск — это время, когда работник может отдохнуть от работы и восстановить свои силы. Существует два основных способа оформления отпуска: по графику отпусков и без графика. Рассмотрим каждый из них подробнее.
Отпуск по графику
График отпусков — это документ, который определяет даты начала и окончания отпусков всех работников организации. Он составляется заранее, обычно на год вперёд, и должен быть утверждён руководителем организации.
Отпуск по графику имеет ряд преимуществ:
Отпуск по графику
График отпусков — это документ, который определяет даты начала и окончания отпусков всех работников организации. Он составляется заранее, обычно на год вперёд, и должен быть утверждён руководителем организации.
Отпуск по графику имеет ряд преимуществ:
- Работник знает заранее, когда он сможет уйти в отпуск. Это позволяет ему планировать свой отдых и личные дела.
- Организация может лучше планировать свою работу, зная, когда сотрудники будут отсутствовать.
- Соблюдение графика отпусков помогает избежать конфликтов и недоразумений между работниками и руководством.
Порядок действий:
1. Составить график отпусков за две недели до начала нового года. Можно запланировать как отпуск целиком, так и разделить его на части.
2. Уведомить работника о предстоящем отпуске не позднее, чем за две недели до его начала. Уведомление должно быть в письменной форме, сообщение по электронной почте не подойдёт. Вместо отдельного уведомления можно издать приказ по форме Т-6 за две недели до отпуска и ознакомить с ним сотрудника.
3. Начислить отпускные не позднее, чем за три дня до начала отпуска.
4. Внести все данные об отпуске в график. Документы об отпуске хранить 5 лет, график отпусков — 1 год.
В этом алгоритме не упоминается заявление на отпуск. Если использовать вместо уведомления работника о предстоящем отпуске заявление, то есть риск получить штраф. Проверяющие органы считают, что заявление не подходит для такого уведомления, поскольку оно исходит от сотрудника, а уведомить должен работодатель.
Однако отпуск по графику не всегда возможен. Например, если работник заболел или у него возникли другие неотложные дела, он может попросить перенести отпуск на другое время. В этом случае руководитель должен принять решение, исходя из интересов организации и работника.
Отпуск без графика
Иногда отпуск оформляется без графика. Это может произойти по разным причинам:
Отпуск без графика может быть неудобен как для работника, так и для работодателя: работник может столкнуться с тем, что ему придётся брать отпуск в неудобное время или вообще отказаться от него, работодатель может столкнуться с нехваткой персонала в период отпусков.
Чтобы избежать проблем, связанных с отпуском без графика, рекомендуется соблюдать следующие правила:
Отпуск без графика
Иногда отпуск оформляется без графика. Это может произойти по разным причинам:
- Работник только что устроился на работу и ещё не знает, когда ему положен отпуск.
- Работодатель не составляет график отпусков или не соблюдает его.
Отпуск без графика может быть неудобен как для работника, так и для работодателя: работник может столкнуться с тем, что ему придётся брать отпуск в неудобное время или вообще отказаться от него, работодатель может столкнуться с нехваткой персонала в период отпусков.
Чтобы избежать проблем, связанных с отпуском без графика, рекомендуется соблюдать следующие правила:
- Составлять график отпусков заранее и знакомить с ним работников.
- Соблюдать график отпусков и не допускать его нарушения.
- Разрешать работникам переносить отпуск в случае необходимости.
Порядок действий:
1. Составить график отпусков, заполнив столбцы с 1 по 6, а затем вручную внести фактические даты отпусков.
2. В этом процессе уведомления не требуются, вместо них используются заявления на отпуск от сотрудников. Вы проверяете, есть ли у работника дни отпуска и можете ли вы отпустить его в указанные даты. Если всё в порядке, оформляется приказ по форме Т-6.
3. Не позднее чем за три дня до начала отпуска необходимо начислить отпускные.
4. Все данные об отпуске вносятся в график. Документы об отпуске хранятся 5 лет, график отпусков — 1 год.
В заключение можно сказать, что отпуск по графику является наиболее предпочтительным вариантом. Он обеспечивает стабильность и предсказуемость, как для работников, так и для работодателей. Однако если отпуск без графика неизбежен, необходимо соблюдать определённые правила, чтобы минимизировать риски.
